Die Einstellung geringfügig Beschäftigter birgt eine große Reihe von Vorteilen. Von reduzierten Lohnnebenkosten über flexiblen Einsatz – Unternehmen aus den verschiedensten Branchen profitieren von diesem Anstellungsmodell.
Seit dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetztes am 01. Januar 2015 hat sich jedoch der bürokratische Aufwand in Verbindung mit geringfügig Beschäftigten signifikant erhöht.
Um nachzuweisen, dass man den Mitarbeitern auch wirklich den Brutto-Mindestlohn in Höhe von mittlerweile 8,84 Euro pro Stunde auszahlt, ist eine äußerst genaue Dokumentation der Arbeitszeiten gesetzlich gefordert:
So müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten mit
- Startzeit,
- Endzeit und
- Pause erfasst
werden. Alle Daten müssen innerhalb weniger Tage strukturiert im Büro des Hauptstandorts des Betriebs zugänglich sein. Vor allem für Branchen mit mobil arbeitenden Mitarbeitern ist diese Vorgabe schwer einzuhalten, aber auch Schichtpläne, wie in der Gastronomie, gelten als nicht ausreichend. Eine detaillierte Auflistung aller Anforderungen an die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz finden Sie hier.
Alleine schon die mangelhafte Dokumentation der Arbeitszeiten verursacht schmerzhafte Bußgelder
Der Zoll ist im Rahmen seiner Arbeit gegen Schwarzarbeit für die Kontrolle der Einhaltung dieser Vorschriften zuständig. Die Kontrollen geschehen ohne Voranmeldung. Unternehmen, die gegen die Dokumentationspflichten verstoßen, riskieren empfindliche Strafen. So sind für Verstöße dieser Art bis zu 30.000 Euro Bußgeld veranschlagt. Dabei handelt es sich nur um Strafen gegen die Dokumentationspflicht. Wer nachweislich nicht den Mindestlohn bezahlt, riskiert Strafen von bis zu 500.000 Euro. Kontrolliert werden können dabei alle Branchen und Unternehmensgrößen.
Vor allem kleinere Unternehmen, die die Arbeitszeiten bis dato mit Stundenzetteln erfasst haben und die nur über eine kleine oder gar keine spezifische Verwaltung verfügen, tun sich bei der Einhaltung der Dokumentationsvorschriften schwer. Für genau diese Unternehmen haben einige Startups, wie die junge Softwarefirma Crewmeister, moderne Lösungen entwickelt:
Über eine moderne Zeiterfassung werden die Zeiten direkt digital über den PC oder per mobile App erfasst und automatisch mindestlohnkonform gespeichert.
Diese Systeme sind speziell für kleinere Betriebe mit 2-30 Mitarbeitern ausgerichtet. Das bedeutet, sie zeichnen sich durch günstige Einstiegspreise aus. Nach eigener Aussicht sind kleine Unternehmen durch die einfache Handhabung in nur 10 Minuten startklar.
Für mobil arbeitende Mitarbeiter bieten diese Systeme mobile Apps an, die zum Teil sogar den Standort mit erfassen. So kann zum einen sichergestellt werden, dass ein Mitarbeiter zum angegebenen Zeitpunkt auch wirklich vor Ort war. Zum anderen erstellt man einen stichfesten Leistungsnachweis gegenüber dem Endkunden. Dies spielt in vielen mobil arbeitenden Branchen wie z.B. der Gebäudereinigung eine wichtige Rolle.
Neben der mindestlohnkonformen Dokumentation der Arbeitszeiten erleichtern diese Lösungen auch den Verwaltungsaufwand bei der Zeiterfassung. Wer früher Stundenzettel noch manuell eingesammelt hat, handschriftliche Dokumentation mit viel Mühe in Excel eingetippt hat, um die Daten dann dem Steuerberater zu übermitteln, bekommt so ein vollautomatisches System, indem die Arbeitszeiten automatisch für den Steuerberater und die Behörden aufbereitet generiert werden.
Softwaresysteme können kostenlos getestet werden
Natürlich muss sich jeder Betrieb selber die Frage beantworten, ob er das Geld in ein professionelles System steckt, um den Stundenzettel abzulösen. Crewmeister bietet beispielsweise jedoch jedem an, die Software kostenlos auszuprobieren.